1. ALLGEMEINES

1.1 Die Verwendung von personenbezogenen Daten durch die Reform Room GmbH (HRB 17624) mit Sitz in Deutschland, richtet sich nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie der durch den Nutzer erteilten Einwilligung zur Verwendung seiner Daten.

Diese Informationen gelten für die Datenverarbeitung auf der Webseite www.reformroom.de einschließlich aller Subdomains

durch die Verantwortliche:

Reform Room GmbH
Wenzelstraße 24
97084 Würzburg

E-Mail: hello@reformroom.de

1.2 Die Reform Room GmbH betreibt Pilates Studios mit dem Angebot von Pilates-Kursen auf dem Reformer-Gerät zur Förderung von Fitness, Beweglichkeit und Wohlbefinden. Das Angebot umfasst Gruppen- und Einzeltrainings sowie ergänzende Dienstleistungen im Bereich Fitness und Wellness. Die Sportangebote werden von der Reform Room GmbH im Eigenvertrieb erbracht. Vertragsgegenstand ist die Nutzung der Dienstleistungen der Reform Room GmbH (die „Dienstleistung“). Die Inanspruchnahme der Dienstleistungen der Reform Room GmbH erfolgt durch Nutzer (der „Nutzer“).

1.3 Die Reform Room GmbH ist sich bewusst, dass der Schutz und der sorgfältige Umgang mit den personenbezogenen Daten des Nutzers sehr wichtig sind. Da der Datenschutz bei der Reform Room GmbH einen großen Stellenwert einnimmt, hält sich die Reform Room GmbH bei der Verwendung dieser Daten streng an die in Deutschland geltenden gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, Telekommunikationsgesetz).

1.4 Der Nutzer ist angehalten, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Reform Room GmbH, betreffend des Vertragsgegenstandes, der Pflichten des Nutzers, Haftungsbeschränkungen und zahlreicher anderer wichtigen Informationen auf der Webseite von der Reform Room GmbH unter der Domain https://reformroom.de/ zu besuchen.

2. ERHEBUNG VON DATEN

2.1 Die Reform Room GmbH erfasst und speichert jegliche Informationen die der Nutzer auf der Eversports Plattform („Eversports“) angibt und die im Zuge einer Online-Buchung an die Reform Room GmbH übermittelt werden oder der Nutzer die Reform Room GmbH auf jegliche andere Art zum Beispiel vor Ort zur Verfügung stellt. Die Reform Room GmbH verwendet die personenbezogenen Daten des Nutzers soweit dies gesetzlich erlaubt ist und im Übrigen nur mit der Einwilligung des Nutzers. Soweit die Einwilligung im Rahmen einer Onlinebuchung über Eversports elektronisch erklärt wird, trägt Eversports den gesetzlichen Hinweispflichten Rechnung und protokolliert diese Einwilligung durch geeignete technische Systeme.

2.2 Die Reform Room GmbH verwendet folgende personenbezogenen Daten des Nutzers, sofern angegeben: Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Profilbilder, Wohnsitz, Buchungsdaten, vorhandene Produkte.

3. ZWECK DER DATENVERWENDUNG

1.     Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Vertragserfüllung zu folgenden Zwecken:

a.          Zur Durchführung von Reservierungen und Speicherung von offenen Produkten.

b.          Zur Erstellung von Rechnungen.

c.          Zur Erstellung einer Buchungshistorie.

d.          Zur Kommunikation bei Benachrichtigungen zu dem gebuchten Termin

e.          Zur E-Mail Kommunikation, sofern für den Newsletter angemeldet.

Sie können Widerruf gegen diese Datenverarbeitungen einlegen. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten. Es gilt zu beachten, dass Reform Room GmbH-Dienste bei einem Widerruf nicht weiter genutzt werden können und eine Löschung des Profils erfolgen muss. Für einen Widerruf wenden Sie sich per E-Mail bitte an: hello@reformroom.de

3.2 Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben, verarbeiten wir Ihre Daten zur Zusendung unseres Newsletters. Das Abo des Newsletters können Sie jederzeit direkt per Link über die Newsletter E-Mails oder per E-Mail an: hello@reformroom.de stornieren.

3.3 Wir speichern Ihre Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Standardmäßig werden Reform Room Club-Profile inklusive der vom Nutzer angegebenen Profildaten bei Inaktivität und ohne gültiges Produkt (z.B. 10er Paket, etc.) 2 Jahre nach der letzten Buchung gelöscht. Daten, die sich auf einer Rechnung befinden bzw. zur Rechnungserstellung notwendig sind, werden aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist länger aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden auch diese Daten gelöscht.

4. DATENSICHERHEIT

4.1 Personenbezogene Daten sind aus Gründen der Datensicherheit in einem geschlossenen System (Eversports) gespeichert und mit einem Passwort geschützt.

4.2 Eversports ist Auftragsdatenverarbeiter der Reform Room GmbH und hat angemessene Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen (siehe dazu: https://www.eversports.at/h/security).

4.3 Wird der Reform Room GmbH bekannt, dass Daten des Nutzers systematisch und schwerwiegend unrechtmäßig verwendet wurden und dem Nutzer dadurch Schaden droht, wird die Reform Room GmbH den Nutzer unverzüglich darüber informieren.

4.4 Die Reform Room GmbH Webseite enthält Links zu anderen Dienstleistungen oder Webseiten. Die Reform Room GmbH ist nicht für die Datenschutzbestimmungen und/oder Verfahren anderer Webseiten verantwortlich. Wenn der Nutzer dem Link zu einer anderen Webseite folgt, ist der Nutzer alleine dafür verantwortlich, sich mit den Datenschutzbestimmungen dieser anderen Webseite vertraut zu machen. Die Datenschutzbestimmungen von Reform Room GmbH beschränken sich lediglich auf Informationen, die von der Reform Room GmbH verarbeitet werden.

4.5 Die Reform Room GmbH zieht für diese Datenverarbeitung neben Eversports weitere Auftragsverarbeiter heran. Wir geben Ihre Daten an folgende weitere Empfänger bzw. Empfängerkategorien weiter:

• Softwareprovider zur Abwicklung von Buchungen, Verwaltung von Produkten, Registrierkasse

• Kommunikations-Tools für die Kundenkommunikation

• Externe Hostingprovider zur Datenspeicherung

Ihre Daten werden innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet. Das angemessene Schutzniveau ergibt sich aus einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art 45 DSGVO.

5. EINSATZ VON COOKIES

Um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir auf verschiedenen Seiten sogenannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen uns oder unseren Partnerunternehmen, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen (persistente Cookies). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien (Tracking-Pixel, Web-Beacons etc.) und diesbezüglicher Einwilligungen setzen wir das Consent Tool „Real Cookie Banner“ ein. 

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien und der diesbezüglichen Einwilligungen.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für den Abschluss eines Vertrages notwendig. Sie sind nicht verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn Sie die personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Einwilligungen nicht verwalten.

6. GOOGLE ANALYTICS

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Google (Universal) Analytics verwendet Methoden, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen, wie zum Beispiel sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden.

Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de 

Sie können die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/gajs/?hl=de#disable. Alternativ zum Browser-Plugin können Sie diesen Link klicken, um die Erfassung durch Google Analytics auf dieser Website zukünftig zu verhindern. Dabei wird ein Opt-Out-Cookie auf Ihrem Endgerät abgelegt. Löschen Sie Ihre Cookies, müssen Sie den Link erneut klicken.

Wir nutzen die Funktion „Aktivierung der IP-Anonymisierung“ auf dieser Webseite. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.  

Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Wir verarbeiten diese Daten in unserem berechtigten Interesse, die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. ZUSTIMMUNGSERKLÄRUNG ZU DEN DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN

Durch das Setzen des Häkchens im Zuge einer Onlinebuchung bei Eversports bestätigt der Nutzer, dass er die Datenschutzbestimmungen der Reform Room GmbH gelesen hat. Bei einer vor-Ort-Buchung bestätigt der Nutzer durch Unterschrift der Datenschutzbestimmungen vor Ort, dass er die Datenschutzbestimmungen von Reformer Club GmbH gelesen hat. Der Nutzer nimmt zur Kenntnis, dass die in Punkt 2.2 genannten personenbezogenen Daten zu den in Punkt 3.1 genannten Zwecken verwendet werden.

8. VIDEOÜBERWACHUNG IN DEN STUDIOS 

Bitte beachten Sie: Zum Schutz unserer Studios und unserer Mitglieder werden in Teilen unserer Studios Videokameras eingesetzt. Die jeweiligen Bereiche im Studio, die überwacht werden, sind an den betreffenden Stellen mit Hinweisen versehen. Bei der Beschaffung, der Installation und dem Betrieb von Videoüberwachungssystemen achtet Reform Room auf eine sichere (Art. 32 DSGVO) und datenschutzfreundliche (Art. 25 DSGVO) Gestaltung. Nicht benötigte Funktionalitäten sind deaktiviert und die Zugriffsmöglichkeiten beschränkt.

Die Aufnahmen werden durch uns zu folgenden Zwecken angefertigt und gespeichert:

• Wahrnehmung des Hausrechts;
• Schutz der Mitglieder;
• Geltendmachung von Ansprüchen;
• Verhinderung und Verfolgung von Straftaten;

In Ausnahmefällen werden die Aufnahmen an Ermittlungsbehörden weitergegeben, sofern wir hierzu aufgefordert werden und dies zur Aufklärung von Straftaten erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung.

Die Daten der Videoüberwachung werden nach 72 Stunden gelöscht, wenn sie zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.

9. Rechtsbehelfsbelehrung

9.1 Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

Per Post an: Reform Room GmbH, Wenzelstraße 24, 97084 Würzburg, Deutschland

Per E-Mail an: hello@reformroom.de

Datenschutzbeauftragte: Annika Ellinger

9.2 Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich bitte an uns.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich direkt an uns wenden. Wenn wir Ihren Fall nicht zu Ihrer Zufriedenheit lösen können, haben Sie jederzeit das Recht sich mit der Aufsichtsbehörde in Verbindung zu setzen. In Deutschland ist hierfür die Datenschutzbehörde zuständig.